Digitaliseren van facturatie.

Ondanks het digitale tijdperk, zijn er nog organisaties die volledig of deels handmatig inkomende facturen verwerken. De dagelijkse volumes variëren van enkele tientallen, honderden tot zelfs duizenden facturen.

 

Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?

De werkzaamheden rondom handmatige factuurverwerking betreffen 5 processtappen:

  • Ontvangst (openen/stempelen/sorteren)
  • Inboeken (coderen/boeken/toewijzen)
  • Fiatteren (sorteren/verspreiden/bijhouden)
  • Betalen (sorteren/fiatteren/betalen)
  • Archiveren (sorteren/archiveren/opzoeken)

Naast dat papieren facturen handmatig verwerken een zeer tijdrovende activiteit is, zorgt dit ook voor veel fouten. Het digitaliseren van uw facturen of eigenlijk nog beter, het automatiseren van uw factuurverwerkingsproces biedt de oplossing.

 

Wat is het digitaliseren van facturen?

Een voorbeeld van digitaliseren is het scannen van de inkomende facturen wat inmiddels een standaard handeling en gemeengoed is geworden. Heel veel bedrijven matchen nog steeds handmatig inkoopfacturen met orders etc. U kunt hiervoor gebruik maken van een multifunctional of van een geavanceerde scanner.

 

Hoe kan ik mijn facturen digitaliseren?

Pdf. De meeste scanners en multifunctionals bieden u de mogelijkheid om documenten in te scannen om die vervolgens te bewaren als pdf. Dat is een handig formaat om te archiveren (beter dan grafische formaten zoals jpeg of tiff). De standaardresolutie van een scanner staat vaak ingesteld op bv. 150 dpi en dat is in principe voldoende.

Tekstherkenning. Wilt u nog een stapje verder gaan, dan kunt u OCR (Optical Character Recognition) inschakelen bij het inscannen van uw documenten. Sommige moderne scanners bieden deze mogelijkheid. Hiermee creëert u geen grafische pdf-bestanden, maar wel tekstbestanden in pdf-vorm. Die hebben als voordeel dat ze doorzoekbaar zijn op inhoud en minder groot zijn.

Tip. Voor OCR-doeleinden kiest u het beste voor een resolutie van min. 300 dpi.

Alternatieven. Ondersteunt uw scanner geen OCR? Probeer dan het gratis SimpleOCR eens uit. Volstaat dit programma niet, dan kunt u een te betalen alternatief zoals ABBYY FineReader , ReadIRIS of Nuance OmniPage overwegen. Een vergelijking vindt u op deze link.

 

Hoe bewaar ik digitaal mijn facturen?

Maak een goede mappenstructuur voor uw scans, bv. per jaar, per klant, per type, … Kies voor ondubbelzinnige bestandsnamen.

Tip. U kunt op elk in te scannen papieren document ook een volgnummer of code noteren en dat of die in de bestandsnaam opnemen. Weet ook dat u labels of tags kunt toevoegen om ze sneller terug te vinden (via de Eigenschappen die u oproept met de rechtermuisknop).

In de cloud. U kunt uw ingescande documenten op uw computer of harde schijf bewaren, maar het kan ook in de cloud. Wanneer u grafische pdf-bestanden uploadt naar Google Drive ( http://drive.google.com ), dan worden die automatisch doorzoekbaar op tekst. Ook bij Evernote ( http://www.evernote.com ) kunt u in geüploade bestanden – zelfs handgeschreven! – zoeken op tekst.

 

Heb je hulp nodig om alles te digitaliseren? Neem contact op met OfficeCare en we helpen u graag.

Open chat