Mijn facturen laten maken door een ander? Doe niet zo gek!

De eerste keer zal het je zeker veel tijd kosten om het uit te besteden. De kans dat het je zelfs meer tijd kost is behoorlijk groot. Het is een proces waar je samen doorheen zal moeten. Je zal samen een manier moeten vinden die past. Veel valt of staat hierbij met het systeem dat gehanteerd wordt.

Wanneer je per factuur alle gegevens apart moet mailen, denk daarbij aan de klantgegevens, factuurnummer, werkzaamheden, datum, etc. Dan is de kans niet erg groot dat het uitbesteden je werkelijk tijd gaat opleveren.

Maar hoe dan wel?

Om het visueel te kunnen maken gaan we je één van de mogelijkheden voorleggen. Laat duidelijk zijn dat er veel meer mogelijk is. Bespreek altijd je eigen wensen en ideeën met je virtueel assistent. In dit voorbeeld gaan we er even van uit dat je klant bij ons bent. Zo kunnen we in de ‘we-vorm’ praten.

Stel: je bent fysiotherapeut die wekelijks z’n facturen maakt. Je hebt je klantenbestand in een Excel overzicht staan en je tarief is € 50 per behandeling.

Om het factureren dan uit te besteden is het heel erg handig als je een online agenda hebt die je met ons kan delen. Daarin zet je je afspraken neer met daarbij het klantnummer. Mocht je je klanten geen klantnummer geven dan kun je ook aangeven in welke rij in Excel de klant staat. Dus bijvoorbeeld: 20 december 9.00 uur Marijke (16).

Vervolgens zorg je ervoor dat je het Excel overzicht deelt met ons in bijvoorbeeld Dropbox of Google drive. Hierdoor kunnen we samen werken met een bestand dat altijd up-to-date is.
Laat ons vervolgens weten wanneer je wilt dat er gefactureerd wordt. Dan lopen we je agenda door en kunnen dan dus precies zien wie er allemaal een factuur moet krijgen.

Aan de hand van de door jou aangeleverde format gaan we dan de facturen voor je maken en sturen ze in PDF naar je toe ter goedkeuring.

Na goedkeuring kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden

  1. je verstuurt zelf de facturen per mail of post
  2. wij versturen de facturen per mail of post

Wanneer je kiest voor de laatste optie is het mogelijk om een email adres aan te maken die aansluit bij jouw bedrijf. Dan kunnen wij vanuit jouw bedrijf, desgewenst met onze naam, de facturen in PDF versturen. Hierbij kan je dan bijvoorbeeld denken aan klantenservice@……be.

Maar mijn facturen zijn niet standaard. Wat nu?

Op het moment dat je geen standaard facturen hebt dan is er de mogelijkheid om alles in een mail naar ons te sturen. Zet hierin alle gegevens die wij nodig heb en wij zorgen dat de factuur gemaakt wordt.

Natuurlijk gaan we dan samen op zoek naar de meest effectieve en efficiënte manier om dit over te dragen.

Het uitbesteden van het factureren hoeft dus niet veel tijd te kosten.

Laat wel duidelijk zijn dat, net als bij bijna alle andere werkzaamheden, je te maken hebt met het opstarten. In het begin zal er redelijk veel contact nodig zijn om het proces goed op te zetten. Echter na een aantal weken zal dit contact alleen nog maar bestaan uit het geven van de opdracht en het ontvangen van de facturen. Hierbij ervan uitgaande dat er geen bijzonderheden zijn. Mocht dat wel het geval zijn zal er uiteraard meer gecommuniceerd moeten worden met elkaar.

Ik zou wel werk willen uitbesteden, maar ik heb een klein budget!

Vijf effectieve timemanagement-tips!

Werk uitbesteden? Dat kan ik allemaal zelf wel!