Algemene voorwaarden

OfficeCare Algemene Voorwaarden

Alle rechtsverhoudingen tussen Defoor Consulting BV, met handelsnaam OfficeCare, met KBO/BTWnr. BE0553.531.191 en met maatschappelijke zetel te Zwevegemstraat 73 bus c 8553 Otegem (Zwevegem), België, RPR Gent (afdeling Zwevegem) en haar rechtsopvolgers (verder ‘OfficeCare’), en de cliënt worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.

OfficeCare biedt als onafhankelijke dienstverlener diverse administratieve en financiële diensten aan haar cliënten aan. De cliënt erkent en aanvaardt dat OfficeCare geen inschrijving heeft als een accountant of belastingsadviseur gereglementeerd door de Wet van 17 maart 2019 heeft. Het is dus aan de cliënt om zo nodig een erkend accountant of belastingsadviseur in te schakelen. Noch kan OfficeCare beschouwd worden als een uitzendkantoor. OfficeCare gaat zelf de opdracht uitvoeren, al dan niet met behulp van onderaannemers.

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan OfficeCare indien zij deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van de offerte. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen uit de offerte voorrang.

Voor zover de cliënt algemene voorwaarden voor haar leveranciers of dienstverleners heeft, worden zij uitgesloten.

OfficeCare behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal slechts op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de cliënt worden aanvaard. Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 3 november 2020 geüpdatet.

Een offerte van OfficeCare is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij OfficeCare en is slechts geldig ten aanzien van de persoon/personen tot wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van veertien (14) kalenderdagen na datum van de offerte. OfficeCare heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de cliënt het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de cliënt heeft verstrekt.

Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk of ander werk als gevolg van een wijziging van de opdracht door de cliënt, door onvoorziene omstandigheden of enige andere reden.

Elke overeenkomst komt pas tot stand na schriftelijke bevestiging door OfficeCare van de ontvangst van de aanvaarding van de offerte door de cliënt. OfficeCare zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald.

Eventuele aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke bevestiging hiervan door OfficeCare. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.

Door zijn aanvaarding erkent de cliënt volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten.

De cliënt geeft OfficeCare de toestemming om diens gegevens op te nemen in haar cliëntenbestand. OfficeCare streeft ernaar persoonsgegevens zo goed als mogelijk te beschermen overeenkomstig de toepasselijke privacy wetgeving. OfficeCare verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke via de homepage van www.officecare.be kan worden geconsulteerd en geacht wordt integraal deel uit te maken van deze algemene voorwaarden. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen.

De cliënt geeft aan OfficeCare de toestemming om diens handelstekens, zoals naam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten. De cliënt kan hier te allen tijde schriftelijk protest tegen uitbrengen, waarop de vermelding onmiddellijk en definitief wordt verwijderd.

Indien de cliënt na zijn aanvaarding de een specifieke opdracht of een opdracht van bepaalde duur geheel of gedeeltelijk annuleert, zal dit geen afbreuk doen aan zijn betalingsverplichtingen, behoudens indien deze terugtrekking gerechtvaardigd is ingevolge deze algemene voorwaarden en/of de wet. De cliënt dient aldus het vooropgestelde honorarium alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit verplichtingen die OfficeCare reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht te vergoeden, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. Uitstel van een opdracht zal beschouwd worden als een annulatie van een opdracht.

Uitvoeringstermijnen zijn indicatief, tenzij anders afgesproken. Wijzigingen in de opdracht hebben automatisch tot gevolg dat eventuele afgesproken uitvoeringstermijnen vervallen.

OfficeCare verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen, met een professionele kwaliteit die men van deskundigen kan verwachten, met de vereiste zorg en conform de beroepsnormen uit te voeren, met inachtname van de op dat moment geldende wettelijke en reglementaire bepalingen. OfficeCare kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor fouten, tekortkomingen of overtredingen die zouden begaan zijn voor haar tussenkomst. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen. Als zelfstandig dienstverlener is OfficeCare volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. OfficeCare zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen.

OfficeCare zal deze opdracht uitoefenen zonder dat zij onder het gezag van de cliënt staat (geen band van ondergeschiktheid), evenwel met respect voor de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de cliënt.

OfficeCare kan niet aansprakelijk gesteld worden voor handelingen van of nalatigheid door enige derde, ook niet wanneer zij deze derde partijen heeft voorgedragen. Deze derden werken niet in onderaanneming van OfficeCare en Officecare kan aldus geenszins verplicht worden om enige betaling aan desbetreffende derden te doen.

Officecare kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de cliënt nodig is.

OfficeCare respecteert de principiële vertrouwelijkheid van de opdracht en OfficeCare zal de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de diensten. Wanneer OfficeCare voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Omgekeerd aanvaard ook de cliënt de vertrouwelijkheid van de overeenkomst en opdracht te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan.

Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht te kunnen garanderen verwacht OfficeCare van de cliënt een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek. OfficeCare kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de cliënt de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de cliënt. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is OfficeCare alsdan steeds gerechtigd haar prestaties op te schorten.

Indien in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op kantoor van de cliënt of op een door hem aangewezen locatie, zorgt de klant voor een adequate werkruimte en in redelijkheid gewenste en benodigde faciliteiten en dit zonder dat hiervoor kosten aan OfficeCare kunnen worden doorgerekend.

In geval OfficeCare bepaalde werkzaamheden moet overdragen aan de klant of een door de klant aangeduide derde, zullen deze prestaties ook vergoed worden.

Indien de overeenkomst met meerdere personen tot stand kwam of de cliënt meerdere contactpersonen heeft, is OfficeCare gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.

In geval van een overeenkomst van onbepaalde duur kunnen beide partijen de overeenkomst opzeggen mits het respecteren van een opzegtermijn van vier (4) weken. De opzeg zal aan de andere partij te kennen gegeven worden door middel van een aangetekend schrijven.

OfficeCare behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de professionele samenwerking verhinderen zoals:

–             schending door de cliënt van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden;

–             belangenconflict;

–             indien de cliënt OfficeCare zou verzoeken haar integriteit of aansprakelijkheid in het gedrang te brengen;

–             ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de cliënt.

De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door OfficeCare worden medegedeeld.

De ontbinding brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en alsook alle toegestane betalingsvoorwaarden vervallen. De cliënt zal OfficeCare alsdan steeds het honorarium betalen dat zij normaal voor de opdracht ontvangen zou hebben, alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit de verplichtingen die OfficeCare reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade.

De cliënt verbindt zich ertoe het werk van OfficeCare mooi op te volgen en na te gaan of het geleverde overeenstemt met diens verwachtingen en met de door hem verschafte informatie. Zo nodig dient de cliënt tijdig aangepaste algemene instructies te geven. Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting.

Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen OfficeCare en de cliënt, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hem toe te laten de diensten overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen OfficeCare en de cliënt.

Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.

OfficeCare zal de intellectuele eigendomsrechten van de werken van de cliënt respecteren. OfficeCare zal behoudt het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, dan wel haar gebruiksrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, waaronder ook teksten, tekeningen, PowerPoints en notities en dit ongeacht of hiervoor aan de cliënt kosten werden in rekening gebracht. De cliënt aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen. Zonder uitdrukkelijke toestemming van OfficeCare kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door OfficeCare ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de cliënt. In geval van niet-naleving van de verbodsbepalingen van deze paragraaf zal de cliënt een forfaitaire schadevergoeding van 150% van het factuurbedrag verschuldigd zijn en dit voor iedere vastgestelde schending apart, onverminderd de vergoeding voor hoger bewezen schade. De cliënt is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden.

In geval de cliënt zelf materiaal aanreikt, zoals teksten, garandeert de cliënt dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij OfficeCare hiervoor zal vrijwaren.

OfficeCare behoudt zich het recht voor de doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, zonder aan de cliënt enige vergoeding verschuldigd te zijn, desgevallend geanonimiseerd.

Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO, exclusief BTW en andere taksen en eventuele andere bijkomende kosten. Onder bijkomende kosten vallen onder meer ook registeruittreksels, kopieerkosten, overzeese telefoongesprekken, vertalingen, verzendkosten, verplaatsingskosten.

OfficeCare is gerechtigd de overeengekomen tarieven jaarlijks en normaliter per 1 januari, te indexeren ingevolge overheidsmaatregelen of gelet op hogere uurlonen van het personeel of hogere sociale lasten. De herziening zal maximaal op 80% van de totale prijs betrekking hebben. De verhoging van de tarieven zal schriftelijk kenbaar gemaakt worden met vermelding van de omvang en de datum waarop de verhoging zal ingaan.

OfficeCare behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan. OfficeCare is eveneens gerechtigd de opdracht in fases uit te voeren en per afgewerkte fase te factureren.

Er wordt telkens maandelijks gefactureerd. De facturen van OfficeCare zijn integraal betaalbaar op het adres van OfficeCare via het rekeningnummer vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de acht (8) kalenderdagen na de factuurdatum. Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de acht (8) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien OfficeCare geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de cliënt.

In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.

Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan 8% van het openstaande bedrag.

Onverminderd het voorgaande behoudt OfficeCare zich het recht voor een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van de onbetaalde bedragen, met een absoluut minimum van honderd vijfentwintig euro (€ 125,00) en een maximum van duizend vijfhonderd euro (€ 1500,00) mits het sturen van een ingebrekestelling en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade.

Het verschuldigde bedrag wordt bovendien verhoogd met alle inningskosten van OfficeCare verbonden aan de invordering van de schuld. Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en vervallen alle toegestane betalingsvoorwaarden.

Hetzelfde geldt in geval van overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, gerechtelijke reorganisatie, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de cliënt.

Afkortingen worden steeds aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis, en worden eerst toegerekend op de inningskosten, vervolgens op het schadebeding, dan op de vervallen rente en ten slotte op de openstaande hoofdsom.

De verbintenis is in hoofde van OfficeCare is een middelenverbintenis.

De aansprakelijkheid van OfficeCare, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot het bedrag waarop OfficeCare recht heeft ingevolge de door haar afgesloten aansprakelijkheidsverzekering(en), met inbegrip van het eigen risico dat OfficeCare desgevallend draagt ingevolge desbetreffende aansprakelijkheidsverzekering(en). Heden bedraagt het verzekerde saldo beroepsaansprakelijkheidsverzekering honderd vijfentwintig duizend euro (€ 125.000,00) per schadegeval en per verzekeringsjaar. Indien om welke reden ook de aansprakelijkheidsverzekering niet tot uitkering overgaat, zal de aansprakelijkheid van OfficeCare beperkt zijn tot drie (3) maal het factuurbedrag.

De beperking van de aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van een fout of nalatigheid gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schade, het een grove fout (van haar aangestelden) betreft, wanneer de beperking de bedoeling heeft OfficeCare te ontslaan van haar aansprakelijkheid voor het niet-uitvoeren van de essentiële verbintenissen die het voorwerp van de overeenkomst uitmaken, dan wel de fout een lichamelijk letsel of de dood tot gevolg heeft.

Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, moet elke vordering ten overstaan van OfficeCare op straffe van verval onverwijld in rechte worden ingesteld. Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van OfficeCare  in elk geval indien de vordering in rechte niet is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden. Onverminderd kortere termijnen ingevolge de wet of deze voorwaarden en onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, verjaren in elk geval alle vorderingen tegen OfficeCare twee (2) jaar na het einde van de betrokken opdracht.

Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepaling, zal OfficeCare in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.

Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit een en dezelfde fout, worden zij beschouwd als eenzelfde schadegeval en wordt de schade aldus beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten. Indien OfficeCare wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van OfficeCare en een derde en/of de cliënt, zal OfficeCare ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van OfficeCare zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de cliënt.

De cliënt zal OfficeCare vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge haar fout. Indien de cliënt de aansprakelijkheid van OfficeCare in het gedrang brengt, dient die alle nodige maatregelen te nemen om OfficeCare te vrijwaren voor elke schade die zij hiervoor kan oplopen.

De cliënt verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van één (1) jaar na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een werknemer, voormalige werknemer of onderaannemer van OfficeCare waarmee de cliënt rechtstreeks contact had tijdens de uitvoering van de overeenkomst af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met Officecare.

Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.

Deze clausule zal de beëindiging van de overeenkomst tussen partijen overleven.

De Nederlandstalige tekst van deze voorwaarden primeert op eventuele vertalingen.

De cliënt kan zijn overeenkomst of een deel ervan niet overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van OfficeCare.

De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de cliënt en OfficeCare, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.

Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen OfficeCare en de cliënt. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze algemene voorwaarden, alsook uit iedere andere overeenkomst tussen OfficeCare en de cliënt tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar OfficeCare haar maatschappelijke zetel heeft.

Heb je verdere vragen of opmerkingen over deze OfficeCare algemene voorwaarden? Aarzel dan niet om ons te contacteren via info@officecare.be.